AAP Officer

Job Title :  Accountability to Affected Populations Officer

Job Location : Syria - Aleppo - Afrin - Darat Ezza

Reporting to : MEAL Manager.

Background : 

Sened, is an independent non-profit organization established and registered in Türkiye (under No: 27-15-175) in 2013. 

•The name “Sened” in Arabic means “support” you could count on. 

•Sened, was founded in response to The Syrian catastrophe, which led to critical situations and displacement of internally displaced people (IDPs) within Syria. The individuals who faced hardships due to factors such as repression, human rights abuses, and violence against civilians (including bombings, shelling, and sieges) and the urgent needs of millions of Syrian refugees in Türkiye. Later, our projects expanded to include support for the Turkish hosting community of the Syrian refugees. Our work spans across humanitarian sectors, with a special focus on advocating for the rights and well-being of persons with disabilities (PwDs) and their families. 

Safeguarding : At Sened, we deliver humanitarian aid with the utmost commitment to safety and dignity. We understand that safeguarding is a critical component of our operations, and we integrate this principle into every layer of our work, from initial planning to final implementation. Our goal is to create a safe and secure environment that enables resilient communities to thrive. To achieve this, we adhere to our principles of Safe Programming, Safe Operation, Safe People, and Safe Response, which help us to identify and proactively mitigate risks, prioritize community trust, and uphold ethical standards. SENED's unwavering dedication to safeguarding ensures that all those we serve receive the highest standards of safety and protection in all our humanitarian endeavors

Job purpose : Directly responsible for following up on accountability matters, including maintaining records of suggestions and complaints, and referring them to the relevant staff to ensure timely responses are provided to beneficiaries. Works closely with the Monitoring & Evaluation (M&E) team to conduct awareness sessions aimed at increasing beneficiaries’ knowledge of available communication channels and their agreed rights within the projects

Duties, Objectives, Competencies : 

• Ensure programs and projects comply with international humanitarian standards (e.g., Humanitarian Principles, Sphere Standards). 

• Monitor the implementation of beneficiary protection policies and feedback/complaint mechanisms. 

• Prepare accurate and transparent reports for donors and stakeholders on project progress. 

• Track and document any violations or risks related to humanitarian work and address them appropriately. 

• Engage local communities in planning, implementation, and evaluation phases. 

• Adhere to local laws and organizational policies. 

Objectives 

• Ensure humanitarian responses respect the dignity and rights of beneficiaries. 

• Strengthen trust between affected communities and humanitarian organizations. 

• Improve the efficiency and effectiveness of humanitarian programs and projects. 

• Achieve the highest levels of transparency toward donors and communities. 

• Contribute to fostering a culture of accountability and good governance within the organization.

Core Skills 

• Knowledge of humanitarian standards and policies (Sphere, CHS – Core Humanitarian Standard). 

• High integrity and ethical commitment. 

• Time management and ability to prioritize tasks effectively. 

• Strong communication skills with diverse communities, demonstrating cultural sensitivity. 

• Critical and analytical thinking for responsible decision-making. 

• Problem-solving skills in complex or emergency environments. 

• Familiarity with feedback and complaint mechanisms. 

Essential Requirements : 

  University degree in a relevant field. 

  Minimum of 2 years of practical experience in the humanitarian sector or related fields (preferably within accountability or monitoring & evaluation programs). 

  Good knowledge of core humanitarian standards (CHS) and quality & accountability standards. 

  Familiarity with beneficiary protection policies and feedback/complaint mechanisms. 

  Strong written and verbal communication skills in Arabic and English. 

  Ability to work effectively within a multicultural team and in challenging or emergency environments. 

  Proficiency in basic computer applications (Word, Excel, PowerPoint). 

  Full commitment to humanitarian principles (humanity, neutrality, independence, and non-discrimination). 

Desired Requirements : 

• Previous experience working with humanitarian or development organizations. 

• Practical knowledge of digital data collection methodologies and tools (e.g., Kobo, ODK, CommCare).

• Experience in using data analysis and statistical software (e.g., Power BI, advanced Excel). 

• Experience in designing and implementing surveys and field assessments. 

• Knowledge of Accountability to Affected Populations (AAP) principles and feedback/grievance mechanisms. 

• Ability to work under pressure and adapt to changing environments. 

Technical Competencies: 

Analytical Skills: 

• Ability to collect, analyze, and interpret both quantitative and qualitative data. 

• Strong attention to detail and accuracy in data analysis. 

Communication Skills: 

• Excellent written and verbal communication skills. 

• Ability to simplify and present complex information clearly and concisely. 

• Proficiency in preparing reports and presentations. 

Interpersonal Skills: 

• Ability to work effectively in a team environment and collaborate with colleagues and partners. 

• Cultural sensitivity and the ability to work with diverse stakeholders. 

Technical Proficiency: 

• Proficiency in relevant software and tools for data collection, analysis, and reporting. 

• Familiarity with monitoring and evaluation methodologies and techniques. 

Problem-Solving Skills: 

• Ability to identify issues and propose practical solutions. 

• Proactive approach to addressing challenges and overcoming obstacles. 

Adaptability: 

• Flexibility to adapt to changing priorities and circumstances. 

• Willingness to learn and grow professionally. 

General Terms and Conditions : 

• Safeguarding: Disabled beneficiaries, children, and vulnerable adults must be fully protected possible from any actions or failings that could place them at risk of abuse, sexual exploitation, injury, or other harm. Sened demonstrates its commitment to safeguarding by conducting rigorous background and reference checks during the selection process for all candidates. 

• Diversity-GESI: Sened is dedicated to fostering an inclusive, effective, and representative organizational culture. We promote employee equity and diversity and strive to eliminate discrimination. A diverse workforce, encompassing various age groups, backgrounds, cultures, and experiences, enhances our ability to understand, represent, and serve our community. Therefore, all qualified applicants will receive equal consideration for employment, regardless of race, religion, gender, disability, or age.

• Procedures: If necessary, Sened will apply for a work permit for the selected candidate after the job offer is accepted. Failure to provide the required documents or a rejection of the work permit application by the Ministry of Labor and Social Security in the Republic of Türkiye will result in the employment offer being canceled. 

• Sened reserves the right to re-advertise the vacancy, cancel the recruitment, offer a contract with a modified job description or for a different duration, or offer a contract at a lower grade. 

• This job description serves only as a guide for the position available. Sened reserves the right to amend this document. Any published closing dates are estimates. Due to the nature of Sened’s work, we aim to fill vacancies as quickly as possible. Therefore, we may close adverts before the published closing date if we find the right candidate. We advise interested applicants to apply as early as possible. 

• Sened does not charge any fees at any stage of the recruitment process. 

المسمّى الوظيفي : مسؤول المساءلة  

مكان العمل : سوريا - حلب

رفع التقارير إلى : مدير المراقبة و التقييم

لمحة عامة عن سند : 

سند هي منظمة مستقلة غير ربحية، تأسست وسُجلت في تركيا (برقم: 27-15-175) عام 2013 

 اسم "سند" في اللغة العربية يعني "الدعم" الذي يمكنك الاعتماد عليه• 
تأسست سند استجابةً للأزمة السورية التي أدت إلى أوضاع إنسانية حرجة ونزوح داخلي داخل سوريا. • 

وقد واجه الأفراد صعوبات كبيرة نتيجة عوامل مثل القمع، وانتهاكات حقوق الإنسان، والعنف ضد المدنيين (بما في ذلك القصف، والقذائف، والحصار)، إضافةً إلى الاحتياجات العاجلة لملايين اللاجئين السوريين في تركيا. لاحقاً، توسعت مشاريعنا لتشمل دعم المجتمع التركي المضيف للاجئين السوريين 
يمتد عملنا عبر قطاعات إنسانية متعددة، مع تركيز خاص على الدفاع عن حقوق ورفاه الأشخاص ذوي الإعاقة وعائلاتهم 

الصون والحماية : 

في سند، نُقدّم المساعدات الإنسانية بأقصى درجات الالتزام بالسلامة والكرامة. نحن ندرك أن الحماية تشكل عنصراً أساسياً في عملياتنا، ولذلك ندمج هذا المبدأ في جميع مستويات عملنا، بدءاً من التخطيط الأولي وصولاً إلى التنفيذ النهائي. هدفنا هو خلق بيئة آمنة ومأمونة تمكّن المجتمعات من الصمود والازدهار 

و لتحقيق ذلك, نلتزم بمبادئنا المتمثلة في: البرمجة الآمنة، التشغيل الآمن، الأفراد الآمنين، والاستجابة الآمنة، والتي تساعدنا على تحديد المخاطر والتخفيف منها بشكل استباقي، وإعطاء الأولوية لثقة المجتمع، والحفاظ على المعايير الأخلاقية. 

إن التزام سند الراسخ بالحماية يضمن أن جميع من نخدمهم يتلقون أعلى معايير السلامة والحماية في جميع جهودنا الإنسانية

الهدف من الوظيفة : مسؤول مباشر عن متابعه امور المساءله من متابعات لسجلات الاقتراحات والشكاوي وتحويلا للاشخاص المعنين لضمان ايصال الردود للمستفيدين مع متابعه حثيثه مع فريق المراقبه والتقيمم لعقد جلسات توعيه لرفع معرفه المستفيدين بقنوات التواصل والحقوق المتفق عليها ضمن المشاريع

الواجبات/ المهام, الأهداف و المهارات الأساسية : 

المهام / الواجبات 

• ضمان التزام البرامج والمشاريع بالمعايير الإنسانية الدولية (مثل: مبادئ العمل الإنساني، معايير سفير Sphere). 

• متابعة تطبيق سياسات حماية المستفيدين وآليات الشكاوى والتغذية الراجعة. 

• إعداد تقارير دقيقة وشفافة للمانحين وأصحاب المصلحة حول سير المشاريع. 

• رصد وتوثيق أي تجاوزات أو مخاطر مرتبطة بالعمل الإنساني ومعالجتها. 

• إشراك المجتمعات المحلية في مراحل التخطيط، التنفيذ، والتقييم. 

• الالتزام بالقوانين المحلية وسياسات المنظمة. 

 

الأهداف 

• ضمان استجابة إنسانية تحترم كرامة وحقوق المستفيدين. 

• تعزيز الثقة بين المجتمعات المتأثرة والمنظمات الإنسانية. 

• رفع كفاءة وفعالية البرامج والمشاريع الإنسانية. 

• تحقيق أعلى مستويات الشفافية تجاه المانحين والمجتمعات. 

• المساهمة في ترسيخ ثقافة المساءلة والحوكمة الرشيدة داخل المنظمة. 

 

المهارات الأساسية 

• معرفة المعايير والسياسات الإنسانية (Sphere, CHS – Core Humanitarian Standard). 

• النزاهة والالتزام الأخلاقي العالي. 

• مهارات إدارة الوقت وتنظيم الأولويات. 

• القدرة على التواصل مع مجتمعات متنوعة باحترام وحساسية ثقافية. 

• التفكير النقدي والتحليلي لاتخاذ قرارات مسؤولة. 

• مهارات حل المشكلات في بيئات معقدة أو طارئة. 

• الإلمام بآليات التغذية الراجعة والشكاوى (Feedback & Complaint Mechanisms

الشروط الأساسية : 

• شهادة جامعيه 

• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال العمل الإنساني أو مجالات ذات صلة (يفضّل ضمن برامج المساءلة أو المتابعة والتقييم). 

• معرفة جيدة بالمعايير الإنسانية الأساسية (CHS) ومعايير الجودة والمساءلة. 

• إلمام بسياسات حماية المستفيدين وآليات الشكاوى والتغذية الراجعة. 

• مهارات عالية في التواصل الكتابي والشفوي باللغتين (العربية والإنجليزية). 

• القدرة على العمل ضمن فريق متعدد الثقافات وفي بيئات عمل صعبة أو طارئة. 

• مهارات استخدام الحاسوب والبرامج المكتبية الأساسية (Word, Excel, PowerPoint). 

• الالتزام التام بمبادئ العمل الإنساني (الإنسانية، الحياد، الاستقلالية، عدم التمييز). 

الشروط المفضلة : 

خبرة سابقة في العمل مع المنظمات الإنسانية أو التنموية. 

 معرفة عملية بمنهجيات وأدوات جمع البيانات الرقمية (مثل: Kobo, ODK, Comcare). 

 خبرة في استخدام برامج تحليل البيانات والإحصاء (Power BI, Excel المتقدم). 

 خبرة في تصميم وتنفيذ استبيانات واستطلاعات رأي ميدانية. 

 معرفة بمبادئ المساءلة أمام المتضررين (AAP) وآليات الشكاوى والتغذية الراجعة. 

 القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع البيئات المتغيرة. 

الكفاءات التقنية : 

المهارات التحليلية (Analytical Skills): 

• القدرة على جمع وتحليل وتفسير البيانات الكمية والنوعية. 

• اهتمام قوي بالتفاصيل ودقة عالية في تحليل البيانات. 

مهارات الاتصال (Communication Skills): 

• مهارات ممتازة في الاتصال الكتابي والشفهي. 

• القدرة على تبسيط وعرض المعلومات المعقدة بشكل واضح وموجز. 

• إجادة إعداد التقارير والعروض التقديمية. 

المهارات الشخصية (Interpersonal Skills): 

• القدرة على العمل بفعالية ضمن بيئة عمل جماعية والتعاون مع الزملاء والشركاء. 

• حساسية ثقافية والقدرة على العمل مع أصحاب مصلحة متنوعين. 

الكفاءة التقنية (Technical Proficiency): 

• إجادة استخدام البرمجيات والأدوات ذات الصلة بجمع البيانات وتحليلها وإعداد التقارير. 

• إلمام بمنهجيات وأساليب المتابعة والتقييم. 

مهارات حل المشكلات (Problem-Solving Skills): 

• القدرة على تحديد المشكلات واقتراح حلول عملية. 

• نهج استباقي في مواجهة التحديات وتجاوز العقبات. 

القدرة على التكيف (Adaptability): 

• المرونة في التكيف مع الأولويات والظروف المتغيرة. 

• الاستعداد للتعلم والتطور المهني المستمر. 

الشروط والأحكام العامة : 

• الحماية (Safeguarding): يجب حماية المستفيدين ذوي الإعاقة والأطفال والبالغين الضعفاء بشكل كامل من أي تصرفات أو إهمال قد يعرضهم للإساءة أو الاستغلال الجنسي أو الإصابة أو أي ضرر آخر. تبرهن سند على التزامها بالحماية من خلال إجراء فحوصات دقيقة للخلفيات والمراجع خلال عملية اختيار جميع المرشحين. 

• التنوع (Diversity): تلتزم سند بتعزيز ثقافة تنظيمية شاملة وفعّالة وتمثيلية. نحن نشجع على المساواة والتنوع بين الموظفين ونسعى للقضاء على التمييز. يعزز وجود قوة عاملة متنوعة، تشمل مختلف الأعمار والخلفيات والثقافات والخبرات، قدرتنا على فهم وتمثيل وخدمة مجتمعنا. لذلك، سيحظى جميع المتقدمين المؤهلين بنفس الاعتبار عند التوظيف، بغض النظر عن العرق أو الدين أو الجنس أو الإعاقة أو العمر. 

• الإجراءات (Procedures): إذا لزم الأمر، ستتقدم سند بطلب للحصول على تصريح عمل للمرشح المختار بعد قبول عرض الوظيفة. عدم تقديم المستندات المطلوبة أو رفض طلب تصريح العمل من قبل وزارة العمل والضمان الاجتماعي في جمهورية تركيا سيؤدي إلى إلغاء عرض التوظيف. 

• تحتفظ سند بحق إعادة الإعلان عن الوظيفة الشاغرة، أو إلغاء عملية التوظيف، أو تقديم عقد مع وصف وظيفي معدل أو لمدة مختلفة، أو تقديم عقد بدرجة أقل. 

• هذا الوصف الوظيفي يُعد دليلاً للوظيفة المتاحة فقط. تحتفظ سند بحق تعديل هذا المستند. أي مواعيد نهائية منشورة هي تقديرات. وبسبب طبيعة عمل سند، نسعى لملء الوظائف الشاغرة بأسرع وقت ممكن، لذلك قد نغلق الإعلانات قبل التاريخ النهائي المنشور إذا وجدنا المرشح المناسب. ننصح المتقدمين المهتمين بالتقديم في أقرب وقت ممكن. 

• لا تفرض سند أي رسوم في أي مرحلة من مراحل عملية التوظيف