Project Senior Officer

Job Title : Project Sr Officer 

Job Location : Aleppo

Reporting to : Projects Manager

Line Manager for : Project staff

Background : 

Sened is an independent non-profit organization established and registered in Türkiye (under No: 27-15-175) in 2013. 

• The name “Sened” in Arabic means “support” you could count on. 

• Sened was founded in response to The Syrian catastrophe, which led to critical situations and displacement of internally displaced people (IDPs) within Syria. The individuals who faced hardships due to factors such as repression, human rights abuses, and violence against civilians (including bombings, shelling, and sieges) and the urgent needs of millions of Syrian refugees in Türkiye. Later, our projects expanded to include support for the Turkish hosting community of the Syrian refugees. Our work spans across humanitarian sectors, with a special focus on advocating for the rights and well-being of persons with disabilities (PwDs) and their families.

Safeguarding : At Sened, we deliver humanitarian aid with the utmost commitment to safety and dignity. We understand that safeguarding is a critical component of our operations, and we integrate this principle into every layer of our work, from initial planning to final implementation. Our goal is to create a safe and secure environment that enables resilient communities to thrive. To achieve this, we adhere to our principles of Safe Programming, Safe Operation, Safe People, and Safe Response, which help us to identify and proactively mitigate risks, prioritize community trust, and uphold ethical standards. SENED's unwavering dedication to safeguarding ensures that all those we serve receive the highest standards of safety and protection in all our humanitarian endeavors. 

Job purpose : Leading the implementation of Protection & ERL & Cash projects in Syria and ensure its execution within time, budget and quality. 

Duties, Objectives, Competencies : 

• Participate as required in project kick-off, close-out and review meetings. Ensure documentation and follow up of action points in a timely manner. 

• Follow-up on the implementation of the project and activities in a daily manner. This includes directing activities, avoiding mistakes, and receiving and submitting projects reports. 

• Prepare, develop and review the reports to be submitted to donors. These could include daily, weekly, quarterly, progress and final reports.  

• Attend meetings related to Protection & ERL & Cash when required.  

• Ensure – through clear weekly and monthly work plans – protection monitoring, field assessments, community-based activities, especially life-skills, socio-recreational and awareness raising activities, are carried out in a timely, effective and technically sound manner. 

• Leading the project team in Syria and follow up the implementation of activities with them. 

• Prepare weekly implementation work plans and follow up the implementation with the project team.  

• Follow up the implementation of activities.  

• Raising the required PRs and setting the procurement plan.  

• Prepare, plan and supervise the center’s activities.  

• Receive periodic reports from the sub-officers, review and send them to the project manager.  

• Follow up on the project agreement conditions.  

• Visit project locations periodically to supervise the implementation of activities. 

• Be fully responsible for meeting donor targets and compliance requirements through activities, means of undertaking activities, and in all other documentations.  

• Develop daily and weekly movement plans for project staff to move around the project work locations. 

• Coordinating with the local authorities to support and facilitate the implementation of projects and to provide services in the best possible way and for the largest possible number of persons with disabilities and their families. 

• Ensure, with the finance department, that activities and expenses are regularly monitored and as needed, action plans with follow-up are developed to correct any over- or underspending in a timely manner. 

• Meet with sub-officers to follow them regarding project activities, sessions and/or any project modifications.  

• Evaluate the team members’ performance and provide necessary coaching to them.  

Additional Responsibilities : The above-mentioned key tasks and duties are illustrative ones. Other future responsibilities may be assigned to the job at the request of the head of department according to the need. 

Essential Requirements : 

• Bachelor’s degree in business administration or any other similar field.  

• Minimum of 1 years of proven experience in a similar position.  

• 3 years of experience in humanitarian work and principles. 

• Advanced skills in Arabic language.  

• Intermediate skills in English language.  

Desired Requirements : 

• Certified PMD Pro1.  

• More than 3 years of experience in humanitarian work and principles.  

• Experience in implementing at least two projects in early recovery, protection, or cash assistance 

• Experience in dealing with donor’s policies, procedures, requirements and compliance. 

• Upper-Intermediate skills in English language. 

Technical Competencies: : 

• Advanced knowledge in project management.  

• Advanced knowledge in report writing.  

• Advanced knowledge in partnership building.  

• Good knowledge in Excel & Word 

• Advanced knowledge in project development.  

• Advanced knowledge in remote management tools and techniques.  

• Good knowledge in budget management.  

General Terms and Conditions : 

• Safeguarding: Disabled beneficiaries, children, and vulnerable adults must be fully protected possible from any actions or failings that could place them at risk of abuse, sexual exploitation, injury, or other harm. Sened demonstrates its commitment to safeguarding by conducting rigorous background and reference checks during the selection process for all candidates. 

• Diversity: Sened is dedicated to fostering an inclusive, effective, and representative organizational culture. We promote employee equity and diversity and strive to eliminate discrimination. A diverse workforce, encompassing various age groups, backgrounds, cultures, and experiences, enhances our ability to understand, represent, and serve our community. Therefore, all qualified applicants will receive equal consideration for employment, regardless of race, religion, gender, disability, or age. 

• Procedures: If necessary, Sened will apply for a work permit for the selected candidate after the job offer is accepted. Failure to provide the required documents or a rejection of the work permit application by the Ministry of Labor and Social Security in the Republic of Türkiye will result in the employment offer being canceled. 

• Sened reserves the right to re-advertise the vacancy, cancel the recruitment, offer a contract with a modified job description or for a different duration, or offer a contract at a lower grade. 

• This job description serves only as a guide for the position available. Sened reserves the right to amend this document. Any published closing dates are estimates. Due to the nature of Sened’s work, we aim to fill vacancies as quickly as possible. Therefore, we may close adverts before the published closing date if we find the right candidate. We advise interested applicants to apply as early as possible. 

• Sened does not charge any fees at any stage of the recruitment process. 

المسمى الوظيفي: مسؤول أول مشروع
مكان العمل: حلب
المدير المباشر: مدير المشروع
المرؤوسون المباشرون: موظفو المشروع

لمحة عن المنظمة

سند هي منظمة مستقلة غير ربحية تأسست وسُجلت في تركيا (بالرقم: 27-15-175) عام 2013.

• كلمة "سند" في اللغة العربية تعني "الدعم الذي يمكن الاعتماد عليه".

• تأسست "سند" استجابةً للكوارث السورية التي أدت إلى أوضاع حرجة ونزوح داخلي للعديد من السكان داخل سوريا، بالإضافة إلى احتياجات ملايين اللاجئين السوريين في تركيا. توسعت مشاريعنا لاحقًا لتشمل دعم المجتمع التركي المضيف للاجئين السوريين. يمتد عملنا عبر عدة قطاعات إنسانية، مع تركيز خاص على الدفاع عن حقوق ورفاه الأشخاص ذوي الإعاقة وأسرهم.

الصون (Safeguarding)

في "سند"، نقدم المساعدات الإنسانية مع الالتزام بأعلى معايير السلامة والكرامة. نحن ندرك أن الحماية مكون أساسي في عملياتنا، ونعمل على دمجها في جميع مراحل عملنا من التخطيط إلى التنفيذ. هدفنا خلق بيئة آمنة تمكّن المجتمعات من الصمود والنمو. نلتزم بمبادئ: البرمجة الآمنة، العمليات الآمنة، الأشخاص الآمنون، والاستجابة الآمنة، التي تساعدنا على تحديد المخاطر والتخفيف منها، وتعزيز الثقة المجتمعية، والالتزام بالمعايير الأخلاقية.

الغرض من الوظيفة

قيادة تنفيذ مشاريع الحماية، الإنعاش المبكر، والنقد في سوريا وضمان تنفيذها ضمن الوقت والميزانية والجودة المحددة.

المهام والمسؤوليات

• المشاركة عند الحاجة في اجتماعات إطلاق المشروع، الإغلاق، والمراجعة، وضمان التوثيق والمتابعة في الوقت المناسب.

• متابعة تنفيذ المشروع والأنشطة بشكل يومي، بما في ذلك توجيه الأنشطة، تجنب الأخطاء، واستلام وتقديم تقارير المشاريع.

• إعداد وتطوير ومراجعة التقارير المقدمة للمانحين (يومية، أسبوعية، ربع سنوية، مرحلية ونهائية).

• حضور الاجتماعات المتعلقة بالحماية والإنعاش المبكر والنقد عند الحاجة.

• ضمان تنفيذ أنشطة المراقبة، التقييم الميداني، الأنشطة المجتمعية (خاصة المهارات الحياتية، الأنشطة الترفيهية، وأنشطة التوعية) وفق خطط عمل أسبوعية وشهرية واضحة.

• قيادة فريق المشروع في سوريا ومتابعة تنفيذ الأنشطة معهم.

• إعداد خطط عمل أسبوعية لمتابعة تنفيذ الأنشطة مع الفريق.

• رفع طلبات الشراء (PRs) وإعداد خطة المشتريات.

• إعداد، تخطيط، والإشراف على أنشطة المراكز.

• استلام التقارير الدورية من الضباط الميدانيين، مراجعتها، وإرسالها إلى مدير المشروع.

• متابعة شروط اتفاقيات المشروع.

• زيارة مواقع المشروع بشكل دوري للإشراف على تنفيذ الأنشطة.

• تحمل المسؤولية الكاملة لتحقيق أهداف المانحين وضمان الالتزام بالمتطلبات من خلال الأنشطة والوثائق.

• وضع خطط حركة يومية وأسبوعية لموظفي المشروع للتنقل بين مواقع العمل.

• التنسيق مع السلطات المحلية لدعم وتسهيل تنفيذ المشاريع وتقديم الخدمات بأفضل صورة ولأكبر عدد ممكن من الأشخاص ذوي الإعاقة وأسرهم.

• التأكد مع قسم المالية من مراقبة الأنشطة والمصاريف بشكل منتظم، ووضع خطط متابعة عند الحاجة لمعالجة أي زيادة أو نقص في الإنفاق.

• عقد اجتماعات مع الضباط الميدانيين لمتابعة الأنشطة أو أي تعديلات على المشروع.

• تقييم أداء أعضاء الفريق وتقديم التوجيه والدعم اللازم لهم.

المسؤوليات الإضافية

المهام المذكورة أعلاه إيضاحية فقط، وقد يتم تكليف الموظف بمسؤوليات أخرى وفقًا لاحتياجات القسم.

المتطلبات الأساسية

• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال مشابه.

• خبرة مثبتة لا تقل عن سنة واحدة في منصب مشابه.

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في العمل الإنساني ومبادئه.

• مهارات متقدمة في اللغة العربية.

• مهارات متوسطة في اللغة الإنجليزية.

المتطلبات المرغوبة

• شهادة PMD Pro1 معتمدة.

• خبرة تزيد عن 3 سنوات في العمل الإنساني ومبادئه.

• خبرة في تنفيذ ما لا يقل عن مشروعين في الإنعاش المبكر، الحماية، أو المساعدات النقدية.

• خبرة في التعامل مع سياسات وإجراءات ومتطلبات والتزامات المانحين.

• مهارات فوق المتوسطة في اللغة الإنجليزية.

الكفاءات المطلوبة

• معرفة متقدمة في إدارة المشاريع.

• معرفة متقدمة في كتابة التقارير.

• معرفة متقدمة في بناء الشراكات.

• معرفة جيدة ببرنامج Excel وWord.

• معرفة متقدمة في تطوير المشاريع.

• معرفة متقدمة في أدوات وتقنيات الإدارة عن بعد.

• معرفة جيدة في إدارة الميزانيات.

الكفاءات التقنية

• الحماية: يجب حماية المستفيدين من ذوي الإعاقة، والأطفال، والبالغين المستضعفين من أي أفعال أو تقصير قد تعرضهم لخطر الإساءة أو الاستغلال أو الأذى. تؤكد "سند" التزامها بالحماية من خلال فحص خلفيات ومراجع جميع المرشحين.

• التنوع: تسعى "سند" إلى تعزيز ثقافة تنظيمية شاملة وفعالة وتمثيلية، وتشجع المساواة وتنوع الموظفين، وتمنح فرصًا متساوية للتوظيف بغض النظر عن العرق أو الدين أو الجنس أو الإعاقة أو العمر.

• الإجراءات: عند الضرورة، ستتقدم "سند" للحصول على تصريح عمل للموظف المختار بعد قبول العرض. في حال رفض وزارة العمل والضمان الاجتماعي التركية الطلب أو فشل المرشح في تقديم المستندات، يُلغى عرض العمل.

• تحتفظ "سند" بحق إعادة الإعلان عن الشاغر، أو إلغاء التوظيف، أو تقديم عقد بوصف وظيفي معدل أو مدة مختلفة، أو بعقد بدرجة أقل.

• هذا الوصف الوظيفي دليل عام، وتحتفظ "سند" بحق تعديله. قد تُغلق الوظائف قبل الموعد المعلن إذا تم العثور على المرشح المناسب، لذا يُنصح بالتقديم في أقرب وقت ممكن.

• لا تتقاضى "سند" أي رسوم في أي مرحلة من مراحل التوظيف.